ファイルを見つけやすいように

午後1:

・Windowsの操作「エクスプローラーの操作」

・座学「ファイル・フォルダーと階層構造について」

 

 

 

パソコンを使ってずっと作業をしていると、
たくさんのファイルができてきて、ごちゃごちゃしてきます。

 

Wordで作った文書、Excelで作った請求書や家計簿、
スマホで撮影した写真や、最近だと録画した動画データなども増えてきます。

 

保存するときはあまり問題はないのですが、
問題になるのはファイルを探すときですね。

 

 

 

コンピューター上にファイルを保存するときはフォルダーという入れ物を作ることができます。

フォルダーには好きな名前を付けることができ、
また、フォルダーの中にフォルダーを作ることもできます。

 

そのようにフォルダーの中にフォルダーがある構成を、
階層構造」とか「ディレクトリー構造」とか「入れ子構造」などと呼びます。

階層構造の例
階層構造の例

上の図でウチの町内会で使用する階層構造を例に挙げてみました。

 

階層構造に「こうすべき」という正解はありません。

自分や仲間が保存先を見てすぐにわかるように考えて構成します。

 

保存するときに「これはどっちに保存すればいいんだ?」とならないように作ります。

 

上の例で行けば「2022年 役員名簿」は
01_町内会 > 2022(令和4年)]に保存すればいいと予想がつきます。

(役員名簿には総務委員も業務委員も含まれるので、第4階層にまで深入りする必要はありません。)

 

 

 

こう見ると、最初にちゃんと考えてフォルダーの構成を作っておくことが大切になることがわかります。

 

また、フォルダー・ファイルは五十音順やサイズ順で並び替えができるので、

自分にとって都合の良い並びになるように、
名前の先頭に「01」「02」などの番号を付けることもおススメです。

 

 

 

いずれにしてもフォルダーの構成は一人一人によって全く異なるものになります。

先日作ったテキストで操作方法は掲載しましたが、

フォルダーの構成はご相談いただければ、あなたに合わせたものを一緒に考えますよ(^^♪